‘Gaat me vanavond niet lukken, jongens.

‘Janine moet vanavond ook weg en anders zijn Tim en Anne alleen thuis. Ik kom dus niet.’

Ik zit nog maar een week in de PR-werkgroep van de voetbalclub en de – onnodige – mails vliegen me om de oren. Vanavond is er een bijeenkomst voor alle vrijwilligers van de club. Keurig dat je je per e-mail afmeldt, maar waarom moet ík dat weten?

Op je werkplek word je er soms ook gek van. Al die zinloze e-mails – doorgestuurd of als CC –  waar je niets mee moet of kunt. Het is al lastig genoeg om je inbox te bedwingen zonder al die overbodige berichten. Er moet ook nog gewerkt worden.

De Amerikaan Kevin Kruse schrijft regelmatig boeken over timemanagement. Voor één van zijn boeken interviewde hij Richard Branson en 199 andere succesvolle zakenmensen, onder andere over hun e-mailgebruik. De vijf belangrijkste e-mailtips van Branson en andere succesvolle hotshots zijn:

1. Meld je af voor nieuwsbrieven

Let eens op hoe vaak je een nieuwsbrief ongelezen weg klikt. Je kunt prima zonder. Alles is tenslotte ook online terug te vinden. Maar ook als je het aanbod wel interessant vindt: geef een ander geen kans om jouw dagplanning te verstoren. Bekijk het aanbod op een moment dat het jou uitkomt.

Bonustip: meld je ook af voor social media alerts. Richard Branson heeft vast een PR-dame die zijn Facebook bijhoudt, maar jij niet. Al die onnodige meldingen van verjaardagen, gelikete berichten, retweets en andere meldingen kun je eenvoudig uitschakelen.

2. Schakel je notificaties uit

Dus geen You’ve-got-mail-geluiden of -berichten op je scherm meer. Gewoon fijn ongestoord doorwerken. E-mail is niet bedoeld voor dringende zaken. Dan pak je – lekker ouderwets – de telefoon.

3. Denk een keer extra na voor je een e-mail doorstuurt of iemand CC’t

Moet die ander er écht wat mee? Hoe minder mail jij verstuurt, hoe minder mail je uiteindelijk krijgt. Maak het ook bespreekbaar binnen je organisatie. Je bent vast niet de enige die last van heeft van teveel CC’tjes.

4. Schrijf korte mails

Een mail is geen zakelijke brief. Houd de inhoud van je mails kort en check of je boodschap duidelijk is. Hoe duidelijker je boodschap, hoe minder vragen dit oproept.

Een andere valkuil is dat we vaak proberen te gezellig te zijn in onze mails. Houd het zakelijk. Als je een keer wil bijkletsen, pak dan de telefoon of drink een kop koffie samen.

Jij krijgt toch ook het liefst korte, duidelijk e-mails?

5. Verwerk je e-mails als systematisch

Verwerk ze als volgt:

Delete: Als je er niets mee kunt, direct deleten.

Delegeren: Als de mail niet voor jou bedoeld is, maar voor iemand anders, stuur ‘m dan gauw door.

Doen: Kun je een mailtje binnen vijf minuten afhandelen, doe het dan gelijk.

Plannen: De mails die langer dan vijf minuten tijd kosten, plan je gelijk in je agenda.

Dus mensen als Richard Branson checken niet de hele dag hun e-mail?

Je wordt niet zo succesvol als Branson als je de hele dag achter je e-mail zit. We zijn vaak geneigd om onze werkdag te beginnen met mail. Maar uit mail komt vaak werk voort. Voor je het weet loopt je planning in de soep, omdat je met zaken uit de mail bezig gaat.

Het is beter om op vaste tijden je mail te checken, een keer of twee, drie per dag is voldoende. Trek daar elke keer een minuut of twintig voor uit. In het begin kom je tijd tekort. Maar als je consequent de principes van Richard Branson c.s. doorvoert, lukt het jou ook. Die twintig minuten geven je de juiste focus, maar weerhouden je er ook van om door te klikken naar allerlei interessante – maar niet altijd zinvolle – informatie op het wereldwijde web.

Met haar bedrijf Organiseren met effect begeleidt Joyce Bilal-Hovestad vrouwelijke ondernemers en professionals die worstelen met overzicht en structuur om zo hun werkdruk te verlagen.

(Taalfoutje gezien? Meld het dan. Alvast bedankt!)

Volg Sophia Magazine op Bloglovin of ontvang voortaan een melding in je mailbox als er een artikel verschijnt. Hoe? Door een – gratis – abonnement op Sophia Magazine te nemen: Stuur via het contacformulier een berichtje dat je abonnee wilt worden.